最近在脸书（Facebook）上看到几篇谈时间管理的文章，这些文章多半是用「加法」思考，让每个人有更多的时间可使用，例如使用碎片时间，象是上下班开车或坐车的时间，回到家看电视、发呆或做无聊事的时间，都可以有效利用来学习或工作。

 

基本上，我不喜欢用「加法」来提高学习或工作的效率。毕竟人生是要平衡的，不能把所有的时间都用来拚搏，不为无益之事，何以遣有涯之生？工作与生活必须平衡，有时候无聊事也是有益身心的。

 

不拉马的兵

在时间管理上，我反而比较喜欢用「减法」。在分享如何用「减法」来提高工作效率之前，我先说个「不拉马的兵」的故事。

 

话说在英国某乡下地方，有个野战砲兵团驻扎在当地。为了敦亲睦邻，基地指挥官每年都会举办部队操演，邀请附近的居民们来参观。重头戏当然是砲兵排的实弹射击操演，只见砲兵们各司其职，装填砲弹的、测距离的、调高低的、发号施令的、发射砲弹的，行动都十分迅速，而且井然有序。弹弹射出，例不虚发，可见平时训练精实，当然赢得了观众的一片掌声。

 

可是，在砲位后方十几米处，有个小兵站在那儿，从头到尾一动也不动。

 

观众当中有一位企业家，在演习结束之后趋前向指挥官致意，同时也问了指挥官：「为什么有个兵从头到尾站在那里，什么事都不做？」

 

这下考倒指挥官了。因为从砲兵学校训练开始，就是这么操作的，从来也没有人问过这个问题。他当然答不出来。于是，他回到砲兵学校的图书馆，将过去的操典仔细地研究了一番，才发觉原来是这样：野战砲兵必须灵活移动，而十九世纪的时候是靠着马来拖砲，因此在开砲的时候，必须有个兵负责拉着马，以免马匹受到惊吓而到处奔逃。到了二十世纪的今天，已经是靠机动车辆来移动野战砲，但是那个负责拉马的兵还是站在那里，只是这个兵已经无马可拉了。

 

在现代企业的工作环境里，只要你稍加注意，仍然可以看到许多「不拉马的兵」站在那里。

 

昂贵但无用的「习惯」

1988年，我从香港惠普调到香港的亚洲总部担任市场部经理，我的下属有个营销公关（Marcom）部门，他们跟一家全球知名的公关公司签约，为惠普产品在亚洲各国的媒体曝光率做统计分析。

 

这个公关公司每个月会给我们一份报告。在惠普亚洲总部及各国的高层之中，大约有三十几个人会收到这份月报，平均算下来，这家公关公司的服务费用有多么昂贵就可想而知了。

 

我仔细地把这个媒体月报读了一遍，里面显而易见的错误就有二十几个。我从营销公关经理那儿得知，这份月报已经发行了一年半。然而，这些明显而且影响重大的错误，居然没有任何一位惠普高层提出来过。结论很简单：没有人在看这份报告，这份报告就是一个很昂贵的「不拉马的兵」。

 

再说一个例子：我的老板，也就惠普的亚洲区总经理，是个身高超过一米九的高大老美，平常在办公室里走动，特别引人注目。他经常抱怨办公室里太拥挤了，到处都是文件柜，柜子上还堆满了许多计算机打印出来的报表和文件档案。有一天，他在小张便条纸上写：「在一个月之内，能发现这张便条纸的人，可以凭此便条纸，到我办公室兑换港币一百元。」

 

他趁大家不注意的时候，在占了三层楼的总部办公室里，把20张便条纸塞到计算机报表或是档案夹里面。一个月过后，居然没有任何一个人拿便条纸到他办公室去兑换港币100元。这又是一个昂贵的「不拉马的兵」。

 

成因与发现

造成这种现象有许多原因，其中一个就是组织人事的更换。俗话说：「新官上任三把火」，每个新官都有自己的习惯和作风，不管前朝做什么，上任以后都会要求属下依照自己的习惯做事。由于刚上任的新官对前朝传承下来的工作并不了解，也没有兴趣了解，所以最好不要擅自改变，以免误了大事。经过几次改朝换代之后，工作只有增加没有减少，于是处处都是「不拉马的兵」。

 

建议各位朋友，在你的办公环境里，花点时间仔细去观察、了解，一定可以发现许多这类无用的事物。所以，只要你敢用「减法」去消灭掉这些「不拉马的兵」，在不影响平日生活的情况下，你必定会发现你的时间、资源、效率都增加了。